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NWエンジニアとして業務をしていた時に思った事。


それは、全体的にOfficeのスキルが低い事です。もちろん、業務で使いはしますが、Officeの機能はほとんど使いません。


簡単な関数程度は使いますが、マクロはほぼ使わないですし、VBAなんて組む人は、ほとんど見たことがありません。


なぜ、このような事が起きるのかというと、NWエンジニアはOfficeを設計書の為に使っているからです。


以前、面白い話し合いがありました。


設計書で使用するOfficeの種類ですが、NWの設計をやっていると、基本的にはいかのようなものを作成します。


・提案書(プレゼン資料)
・議事録
・要件定義書
・パラメータシート(兼ヒアリングシート)
・基本設計書
・詳細設計書
・運用設計書


大枠で言うと、こんなものでしょうか。


私が今まで経験していて、一番しっくりくるのは、提案書はPowerPoint。Wordは議事録、要件定義書、基本設計書、運用設計書。そして、エクセルがパラメータシート、詳細設計書などですね。


ちなみに、パラメータシートと、詳細設計書は同じものになる事が多いです。


また、この論議、どこの会社にいってもしているので、一刻も早く固定化したほうがいいです。なぜなら、ドキュメントに工数を結構とられますから。


ちなみに、Wordを使うメリットは、文章を多用する場合に使えます。例えば、スタイル機能もそうですが、章、節、項のように、あらかじめ文章構成を設定できます。


また、章などの項番も自動で更新してくれるので、工数削減になります。エクセルだと、削除や追加の度に、影響がある部分に更新が必要なのでとてもめんどくさいです。


そして、パラメータシートや詳細設計書のように、枠を多く使う場合は、圧倒的にエクセルが使いやすいです。


とこのように、用途を考えて選択すれば、特に問題ないのですが、NWエンジニアは個人の思いで仕事をしたり、Officeのスキルを伸ばさない人がおおいので、中々統一されない事が多かったと思います。


そして、最悪なのは「どれでもいいよ」と各々が好き勝手に設計書をこしらえる事です。これにより汎用性がなくなりますし、使いづらい場合は、また新しく作ったりする人がいます。


はっきり言って、工数の無駄です。


一度、作ったものを再利用できないのであれば、それは改善すべき点です。


案件によっては、資料作成だけで、数人がかりで数週間なんてざらにありました。特にサーバー系に移ってからは・・・


そして作れば作るほど、誤字脱字、印刷チェック・・・とチェックやレビューですごい時間をとられます(汗)


しかし、統一した資料であれば、ほぼ流用できることが多いので、チェックも楽ですし、効率もいいです。


つまり、資料作成で使用するOffice製品はそれだけ重要であると思います。


まずは、各Officeの特性を知り、どのタイプの資料に向いているか。そうすれば、おのずとフォーマット化が進んでいきます。


また、オフィスを極めれば、仕事だけでなく、プライベートもでも使えますので、これこそ汎用性のあるスキルであると言えます。