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最近、会社で社内Wikiを使い始めたんですが、これってやばいです。何がやばいかというと、情報の検索が楽になるんです。おそらく多くの人は何か調べものをするときに、ネットでググると思います。


私はインフラエンジニアをしていて11年以上になりますが、仕事の回答はほぼネット上に転がっていると思っています。ただ、ネットの情報には嘘の情報もありますし、グーグルの検索エンジンの標示結果の影響で、欲しい情報が得られなかったり、嘘の情報をつかまされたりすることがあります。


また、当然、会社の情報はネットにないので、多くはエクセル、ワードなどで情報を管理していることが多いかとおもいます。もちろん、そういったツールを使うのはいいのですが、エクセルって中の情報を探すにはちょっと不便ですよね。


例えば、業務で必要な情報を探すのに、エクセルを開いては閉じて、、、を繰り返した経験がありませんか?


それが社内Wikiであれば、簡単に検索できるようになるので、業務効率が大幅に改善する可能性があるのです。ただ、Wikiも使い方を考えないと非効率になったりすることがあるので、今回は、そのwikiのメリットや活用方法などを紹介したいと思います。最後に、最近、自宅で構築したフリーのWikiサーバであるGrowiの構築手順も紹介しますので、興味がある方は構築してみてください。

社内Wikiを導入するメリットとは?


社内Wikiを導入するメリットはズバリ、検索がしやすいことです。資料の場合は、その中身に何が書かれているのかわかるから、検索できますが、正直、新しい業務についたばかりのころは、どの資料に何が書いてあるのかすらわかりませんし、必要な情報がどこに書かれているかすらわからないことがあります。


それを解決してくれるのがWikiであり、要はネットでググるのと一緒ですね。例えば、「経費清算」と検索すれば、経費精算についてかかれていれば、ヒットしますし、私はインフラエンジニアなので、「Windows Server 2016の構築手順」とWikiに作成すれば、「Windows Server 2016」で検索がヒットし、情報を得ることができます。


社内Wikiを導入するメリットは、社内情報を見つけやすいということになります。その為、半日かけて必要な情報が見つからない・・・なんて無駄な時間を減らすことができちゃうのです。その為、社内Wikiを導入すると業務改善になるということになります。


例えば、Wikiサーバー導入というキーワードで検索するとYahooやメルカリなどの導入事例なども参考になります。なるほど、こういったメリットがあるのかということが分かります。


一方で、情報がありすぎるといくら検索しやすいからと言っても、必要な情報にヒットするまで時間がかかるようになります。その為、Wikiを導入する前に考えて置いたほうがいいのが、多少の運用方法についてです。これをしないまま導入すると、気づけばWikiが使いにくいものになる可能性があります。


ということで、社内Wikiを上手に活用するための活用術について紹介したいと思います。

社内Wiki活用術のいくつか


まず、社内Wikiで重要なのがフォルダ管理です。適当に記事を書き続けると正直、訳がわからなくなります。これはブログやサイトを運営している人なら分かると思いますが、記事をカテゴリごとに整理するのと同じです。カテゴリなしで、記事を書きまくればどこに何があるかわからなくなります。


●フォルダを整理する

同様に資料も社内ファイルサーバーなどに整理する場合は、フォルダの整理から始まると思いますが、Wikiでも同様の考え方があったほうがいいですね。


例えば、、、こんな感じで最初にフォルダ構成を決めておいて、出張関連はここ、交通費関連はここなど決めとくと、情報がある程度まとまるので、整理しやすいですね。このあたりは各自で個性がでると思いますが、情報を整理するのはとても重要です。

共有
 申請
  出張
  交通費
  経費


メルカリの事例では、日付を入れるようにしているそうです。これにより、情報が古いか、新しいかすぐに判断ができるからとのこと。こういった工夫を入れるのも一つですね。


●冒頭に簡単なまとめ、説明を書く

Wikiで検索をしていて困るのが、この記事が完成しているのか、メモの途中なのか、どういった内容のものなのかというのが分からないと、それを読み進めるのに労力がかかるということがあります。


例えば、あるシステムの構築手順を探しているのに、ヒットしたのがメモだったり、トラブルに関するものだったりと、欲しいものが見つからない~なんてこともあるかもしれません。だからこそ、先ほど書いたようなフォルダ構成が重要なんですが、さらに分かりやすくするのが、冒頭に簡単なまとめ、説明を書くことです。


例えば、『これは「XXXシステム」の構築手順です。』なんて書いてあげると、すぐにどういった内容なのか分かりますよね。下まで読まないとなんの記事が分からないようにしない工夫を入れてあげるといいと思います。


●タイトルを分かりやすく

これはブログやサイトなどと一緒ですね。検索においても重要なので、タイトルは分かりやすくしたほうがいいですね。ある程度ルールを決めておくのもいいかもしれません。


●いいね機能など、更新するモチベーションを上げるものを探す

社内Wikiのような便利なサービスがあっても、使われないと宝の持ち腐れになります。その為、積極的に社員には更新させるよにしたほうがいいのですが、中には情報共有がめんどうだったり、したくないという人もいるかもしれません。


まずは更新を業務の一環とさせるのも一つですが、さらに、いいね機能など、更新するモチベーションを上げるものを探すといいですね。すると、いいねでモチベーションアップに繋がるかもしれません。


●書き方を使い方をマニュアルにする

Wikiも有償、無償のものがありますが、使い方書き方が全然違う場合があります。使い方、書き方がわからないと、まずは更新することが億劫になりますので、簡単なユーザーマニュアルを作るといいと思います。


社内Wikiは使わないとその便利さに気づかない、かつての私もそうでした。ということがあるので、まずは気軽に使ってもらえるようにユーザーマニュアルを作るといいですね。

まとめ


社内Wikiは業務効率を上げるためのツールとしてはかなりイケてます。ということで、積極的に利用してもらいたいですが、まずは導入という話になると思いますので、フリーで利用できるGrowiというWikiサーバーがあるので紹介します。


まずは製品の特徴です。

●Markdown
左右2画面でのリアルタイムプレビューが可能。言語ごとのコードハイライトや絵文字や注釈(footnotes)、タスクリストにも対応しています。

●シンプルなアセット管理
ファイルのアップロードは編集画面にファイルをドロップするだけです。ストレージはローカルFSと AWS S3 のどちらかを選択できます。

●高速な全文検索
ElasticSearch を利用したページ検索が可能です。日本語ユーザーにもやさしく、英数字は全角半角どちらでもヒットするようになっています。

●テーマの変更
管理画面からサイトのテーマとコードハイライトのテーマの変更、そしてユーザーごとにエディタのテーマ変更が可能です。
それぞれにライトテーマ、ダークテーマを用意しています。

●チームに合わせたカスタマイズ
挙動・レイアウトを2タイプから選択できる他、Markdown レンダリング設定を管理画面から変更できます。チームの使い方に合わせた柔軟な設定が可能です。

●強力な認証機構・グループ管理
Passportによる認証機構を採用、LDAP 認証をサポートしています。(各種 OAuth 認証には、近々対応予定です)また、v3.0 からはグループごとのアクセスコントロールを搭載し、より柔軟なページ管理が可能になりました。

●オープンWiki
ゲストユーザーに対して閲覧を許可することで、オープンWikiの公開も可能です。


続いて公式サイトです。

https://growi.org/


weseekという企業がサービスを提供してくれています。情報も色々と増えていて、便宜性もよくなっています。利用者が増えれば、もっとよくなっていくと思いますので、積極的に利用してみてください。


続いて、構築手順です。公式ではなく、自分が自宅で構築した際の手順です。

CentOS7.5にGROWI(フリーwikiサーバ)をインストールする手順


まずは構築してみて、使ってみるがいいと思います。使う事でその良さが分かってきますので、社内の情報共有ができていないという方は、是非、利用してみてください。